Tietosuojalauseke

YKSITYISYYDENSUOJASI ON MEILLE TÄRKEÄ

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Siksi me Uudenmaan Vammaispalvelusäätiö sr:ssä (UVPS) olemme varmistaneet, että kaikki sinulta saamamme tiedot ovat EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti turvassa ja kaikki tietojen käsittely tehdään huolellisesti. Tältä sivulta löydät tietoa tietosuojasta sekä ylläpitämistämme henkilörekistereistä. Duunitalot on osa Uudenmaan Vammaispalvelusäätiö sr:n palveluita.

SISÄLLYS

Henkilötieto

  • Mitä henkilötieto on? 
  • Miksi henkilötietojani kerätään? 
  • Miten tietojani käsitellään?
  • Ketkä käsittelevät tietojani?
  • Miten tietoni pidetään ajan tasalla?
  • Miten voin tarkastella omia tietojani?
  • Mitä ovat evästeet?

Tietojen säilyttäminen ja turvaaminen

  • Ovatko tietoni turvassa? 
  • Kuinka kauan tietojani säilytetään?
  • Miten toimitaan tietoturvaloukkauksessa? 

Sinun oikeutesi 

  • Mitkä ovat oikeuteni? 
  • Miten voin poistaa tietoni? 
  • Miten voin ottaa yhteyttä?

HENKILÖTIETO

Mitä henkilötieto on?

Henkilötietoa on kaikki tieto, josta henkilö voi olla tunnistettavissa. Henkilötietoa ovat muun muassa asiakastieto sekä yhteystiedot.

Miksi henkilötietojani kerätään?

Ylläpidämme useita erityyppisiä ja eri tarkoituksia varten kerättyjä henkilötietorekistereitä.Keräämme vain palvelun kannalta tarpeellista tietoa. Käsiteltävät henkilötiedot ovat asianmukaisia ja toimintamme kannalta olennaisia ja tarpeellisia. 

Lakisääteisten sosiaalihuollon palvelujen ostopalvelutuottajana hallinnoimme seuraavia henkilörekistereitä: 

  • Kehitysvammaisten asumispalvelut 
  • Työ- ja päivätoimintapalvelut 
  • Kehitysvammaisten loma- ja leiripalvelut
  • Työllistymis- ja kuntoutuspalvelut 

Näitä henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä eli asiakkaalta itseltään, sekä viranomaisilta eli asiakkaan kotikunnan sosiaalitoimelta eli tilaajalta. Henkilötietojen antaminen on lakisääteinen vaatimus sekä palvelusopimuksen tekemisen edellytys. Asiakassuhde ei ole mahdollista ilman tietojen antamista.

Rekisterinpitäjänä hallinnoimme seuraavia henkilöstörekistereitä: 

  • Työntekijä- ja palkanmaksurekisteri 
  • Rekrytointirekisteri
  • Tuote- ja palvelumyynnin asiakasrekisteri 

Näitä henkilötietoja keräämme henkilöiltä itseltään. Tietojen käsittely perustuu asiakassuhteen hoitoon, lakisääteisiin velvoitteisiin, työsopimukseen sekä rekrytointiin. 

Miten tietojani käsitellään? 

Tiedon käsittelyä on tiedon tallentaminen, muokkaaminen, säilyttäminen, poistaminen ja siirtäminen.

Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti ja vain siihen tarkoitukseen mihin ne on luovutettu: kuntien ostopalvelutehtävän hoitamiseen, työsuhteen hoitamiseen tai asiakassuhteen ylläpitoon.

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joilla on siihen työtehtäviensä mukainen tarve. Jokaisella käsittelijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset sekä salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Ulkopuoliset henkilöt eivät pääse käsittelemään henkilötietoja. 

Tietoverkkomme on suojattu ja henkilötietoja lähetetään sähköisesti ainoastaan turvasähköpostilla.

Miten tietoni pidetään ajan tasalla? 

Pyrimme aina tietojen täsmällisyyteen ja päivitämme tietoja tarvittaessa. Rekisteröidyllä on myös oikeus korjata virheelliset henkilötiedot.

Miten voin tarkastella omia tietojani? 

Kuntien ostopalveluina tuotetuissa palveluissa tietopyynnöt tulee tehdä kirjallisesti asiakkaan kotikunnan sosiaalitoimeen tai kunnan tietosuojavastaavalle, koska kunta on rekisterinpitäjä ja asiakastiedot kuuluvat kunnalle.

Muissa henkilötietoasioissa voit olla yhteydessä UVPS:n tietosuojavastaavaan, toimistosihteeri Eeva Roiskoon, puh 040 304 7902, eeva.roisko@uvps.fi.

Mitä ovat evästeet? 

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka sivusto lähettää käyttäjän tietokoneelle sivustoa selattaessa. Evästeet mahdollistavat verkkosivujemme kävijämäärien mittauksen. Niiden avulla saamme esimerkiksi tiedon siitä, miltä sivustoilta käyttäjät ovat tulleet verkkosivuillemme ja mitä osia verkkosivuistamme he ovat katsoneet. Evästeitä käytetään vain verkkosivujemme kehittämiseen, ei esimerkiksi mainonnan kohdentamiseen.

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA TURVAAMINEN

Ovatko tietoni turvassa? 

Suhtaudumme tietosuojaan vakavasti. Tietojen käsittely tapahtuu hyvän tiedonkäsittelytavan mukaisesti. Henkilökuntaamme sitoo salassapitovelvollisuus. 

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Tietoja säilytetään kussakin rekisterissä tarpeen ja lakien asettamien määräysten mukaan.

Sosiaalihuollon palvelujen asiakkaiden henkilötietoja hallinnoimme vain niin kauan kuin asiakassuhde kestää. Asiakassuhteen päätyttyä henkilötiedot siirretään asiakkaan kotikunnan arkistoon. Kunta säilyttää kaikki asiakasasiakirjat 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat.

Työnhakijoiden tietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Mikäli työnhakija on antanut luvan tietojen säilyttämiseen, säätiö säilyttää työhakemuksia kolme (3) vuotta, minkä jälkeen ne tuhotaan. Mikäli lupaa ei ole, hakemus tuhotaan heti hakuprosessin päätyttyä.

Työntekijöiden tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen säätiön arkistossa. Työsopimukset ja palkkakortit on säilytettävä pysyvästi. Muut palkkatiedot säilytetään 10 vuotta. Työvuorolistat säilytetään viisi vuotta.

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja laskutustietoja kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta. 

Miten toimitaan tietoturvaloukkauksessa? 

Mahdollisista tietoturvaloukkauksista tehdään ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta tietosuojavaltuutetulle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Jos asiakkaalle aiheutuu korkea riski, myös hänelle ilmoitetaan tietoturvaloukkauksesta.

Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, rekisterinpitäjän on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.

SINUN OIKEUTESI

Mitkä ovat oikeuteni? 

Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot, oikaista väärät henkilötiedot sekä rajoittaa tiedon käsittely vain kyseisen palvelun antamiseksi. 

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on:

  • oikeus pyytää säätiöltä pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin
  • oikeus pyytää henkilötietojesi tietojen oikaisemista tai poistamista
  • oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä
  • oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen, jos se on teknisesti mahdollista
  • oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksen kohteeksi
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Koska UVPS käsittelee henkilötietoja pääasiassa sosiaalihuollon lainsäädäntöön perustuvan kuntien lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi, eivät kaikki yllä luetellut oikeudet koske vammaisten asumispalvelujen sekä työllistymispalvelujen asiakkaita.

Miten voin poistaa tietoni?

Yksityisasiakkaiden henkilötietojen keruu perustuu asiakassuhteeseen ja suostumukseen. Yksityisasiakkailla on oikeus pyytää tietojensa poistamista suoramarkkinointitarkoituksista ilmoittamalla siitä meille. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite on säilyttää asiakastiedot kirjanpitolain mukaan, varsinkin jos niihin liittyy saatavia tai perintää.

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen ja työsopimukseen. Henkilötiedot eivät ole poistettavissa rekisteröidyn pyynnöstä, koska niiden lakien määrittämä säilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Työnhakijoilla on oikeus pyytää tietojensa poistamista.

Sosiaalihuollon palvelujen asiakkaiden henkilötietoja ei ole mahdollista poistaa. Asiakassuhteen päätyttyä henkilötiedot siirretään asiakkaan kotikunnan arkistoon.

Miten voin ottaa yhteyttä?

Sosiaalihuollon palvelujen asiakkaiden tulee olla yhteydessä kotikuntansa sosiaalitoimeen tai kunnan tietosuojavastaavalle, koska kunta on rekisterinpitäjä ja asiakastiedot kuuluvat kunnalle. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti.

Muissa henkilötietoasioissa voit olla yhteydessä UVPS:n tietosuojavastaavaan, toimistosihteeri Eeva Roiskoon, puh 040 304 7902, eeva.roisko@uvps.fi.